Algemene voorwaarden voor standhouders
1. Algemeen/ Inschrijving
- Ondertekening van de overeenkomst verplicht de standhouder tot betaling van de overeengekomen kosten binnen de daarvoor gestelde termijn (binnen 30 dagen, gerekend vanaf de factuurdatum) en tot deelname aan het event. Ook verplicht de standhouder zich tot het juist en tijdig (aan)leveren van eventueel overeengekomen teksten, beeldmateriaal, artikelen en/of diensten voor dit event.
- Bij annulering van (een deel) van de overeenkomst vindt geen restitutie plaats van het overeengekomen bedrag voor de afgenomen en gereserveerde standruimte.
- Als standhouder gaat u akkoord met het feit dat het beeldmateriaal dat tijdens het MIE wordt gemaakt (foto’s, video’s) gebruikt kan worden in onze communicatie-uitingen.
2. De opbouw van stands
- De opbouw vindt plaats op 12 maart 2024. De exacte op- en afbouwtijden zijn terug te vinden in de handleiding standbouw. Afwijking van deze tijden is uitsluitend mogelijk indien hiervoor schriftelijke toestemming van de organisatie is verkregen.
- De organisatie is gerechtigd de opbouw van stands op te houden en/of te onderbreken, indien hier aanleiding voor is.
- De standhouder dient minimaal 30 minuten voor de opening van het event de bouw en inrichting van de stand te hebben voltooid.
- De standhouder is verplicht de standruimte in dezelfde staat achter te laten als voor het event aangetroffen.
- De standhouder is verplicht zich aan- en af te melden bij de organisatie.
3. Algemene bepalingen voor stands
3.1 Standbemanning
- Voorwaarden die door de organisatie zijn gesteld met betrekking tot de bouw- en inrichting van de stand dienen te worden opgevolgd, evenals de algemene voorwaarden die worden gesteld door de directie van het eventgebouw, de standbouwer en/of de AV-leverancier. Gedurende de openingstijden van het event mag de stand niet worden gesloten, of onbemand worden achtergelaten, zonder voorafgaande toestemming van de organisatie.
- Per ‘standaard’ stand zijn twee gratis dagkaarten per dag voor standbemanning inbegrepen. In totaal heeft u dus recht op 4 dagkaarten. LET OP: Op de totaalfactuur, die u na het MIE krijgt toegezonden, worden de vier gratis standbemanningskaarten in mindering gebracht.
- Ingehuurde acteurs (of ander personeel) mogen geen reclame dragen van de sponsor en ook geen flyers of anders items uitdelen, tenzij dit als sponsormogelijkheid is afgesproken. In de zalen waar lezingen/masterclasses plaatsvinden mogen alleen presentatie hand-outs worden uitgereikt, tenzij anders overeengekomen met de organisatie.
3.2 Overige algemene bepalingen
- De organisatie is bevoegd een reeds toegewezen standruimte te wijzigen, zonder dat de standhouder aanspraak kan maken op vergoeding van schade.
- De gangpaden, nooduitgangen en brandweerhaspels dienen te allen tijde geheel vrij te zijn van obstakels.
- De kosten voor het transport van goederen en/of standmaterialen zijn voor rekening van de standhouder, tenzij anders gespecificeerd staat in het deelnameformulier.
- Het is de standhouder niet toegestaan om:
- de door hem/haar ingenomen standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren of anderszins aan derden ter beschikking te stellen.
- te ruilen van standruimte.
- reclame te maken en/of aankondigingen te doen buiten de gehuurde stand/ruimte. Hetzelfde geldt voor het uitdelen van flyers, giveaways en andere items buiten de gehuurde stand/ruimte, tenzij dit met de organisatie is overeengekomen en schriftelijk is vastgelegd in een sponsorovereenkomst.
- voor de officiële afsluiting van het congres (d.w.z. de officiële afsluiting van de borrel om 19.00 uur) de stand te ontdoen van decoratie, of de stand uit te ruimen. Na de officiële afsluiting zal de standbouwer binnen 45 minuten met de demontage van de stand starten. Eventueel aanwezig decoratiemateriaal dient dus direct na de officiële afsluiting verwijderd te worden. Aansprakelijkheid voor schade of vermissing van aanwezig decoratiemateriaal na die tijd wordt door de organisator en de standbouwer uitgesloten.
- licht ontvlambare-, ontplofbare-, stankverspreidende stoffen/gassen en/of gevaarlijke goederen binnen het gebouw waar de beurs plaatsvindt en de daarbij behorende terreinen te houden.
- andere standhouders bij het gebruik van hun stand te hinderen en/of overlast te bezorgen. De organisatie heeft het recht een standhouder die overlast of hinder veroorzaakt, zonder ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst, van desbetreffende stand te verwijderen en een rekening voor de gemaakte kosten te sturen. De standhouder heeft in dit geval geen enkel recht op restitutie of vergoeding van schade.
- producten en/of diensten te exposeren, welke naar het inzicht van de organisatie niet in overeenstemming zijn met het doel en/of concept van het event.
- voorwerpen/materialen/teksten aan het beursgebouw te bevestigen.
- eigen drank en etenswaren mee te nemen c.q. aan bezoekers uit te delen. De organisatie zorgt voor de nodige catering (koffie/thee/water, lunch en borrel). Alle extra cateringdiensten dienen te worden afgenomen bij de Jaarbeurs tegen de bij Jaarbeurs geldende ‘horeca-tarieven’.
3.3 Stroom en AV-middelen
- In de stand is een stroompunt aanwezig t.b.v. computerapparatuur (zoals: laptop, monitor, beamer). Het is niet toegestaan om hierop huishoudelijke apparatuur (koffiezetapparaat, waterkoker etc.) aan te sluiten. Ook is het niet toegestaan om het aantal stroompunten uit te breiden met contactdozen c.q. verlengsnoeren. Indien meer stroompunten gewenst zijn, dient dit zo snel mogelijk aan de organisatie te worden doorgegeven.
- AV-middelen, zoals extra beamers, schermen en dergelijke kunnen besteld worden bij de daartoe aangewezen AV-leverancier. De organisatie is niet verantwoordelijk voor het niet nakomen van gemaakte afspraken tussen de AV-leverancier en uw bedrijf.
- De organisatie neemt geen enkele aansprakelijkheid voor het al dan niet functioneren van de telecommunicatie of het internet.
- Technische voorzieningen voor- en tijdens het event worden aangebracht door de facilitaire dienst van de organisatie of door een door de organisatie aangewezen derde.
3.4 Planten en groendecoratie
- Het plaatsen van kunststof groendecoratie (planten, bloemen, enz.) is toegestaan als deze in de brandvoortplantingsklasse 2, overeenkomstig NEN 6065, is in te delen.
- Als de kunststof groendecoratie niet aan de gestelde normen voldoet, wordt dit slechts in zeer beperkte omvang toegelaten. De plaatselijke brandweer en/of de organisatie beslist of dergelijk decoratie is toegestaan.
- Zogenaamd “levend groen” is toegestaan. Bij gekapt materiaal zal tijdens de beurs de brandonveiligheid toenemen (uitdroging), en kunnen er alsnog eisen worden gesteld met betrekking tot het niet ontvlambaar maken van het decoratiemateriaal.
- Indien planten in een turfbed worden geplaatst, moet het turfbed regelmatig bevochtigd worden. De omvang en de laagdikte van het turfbed moet van een beperkte omvang zijn. Eventuele in het turfbed aanwezige spots dienen stevig en stabiel geplaatst te worden.
3.5 Schoonmaak
- Vloeren worden ’s avonds schoongemaakt. U bent verantwoordelijk voor het schoonhouden van uw eigen stand. Indien naar het oordeel van de organisatie de hoeveelheid, of de aard van het afval, ‘het redelijke en/of gangbare’ overschrijdt, dan kan de organisatie de gemaakte kosten voor het verwijderen daarvan op de standhouder verhalen.
3.6 Schade en diefstal
- Om schade aan de standaard materialen van de stand te voorkomen, dienen de volgende regels in acht te worden genomen. Het is niet toegestaan om:
- in de wanden te boren, te schroeven, te nieten en/of te spijkeren;
- op de wanden te schrijven met ballpoint, stiften, potloden of andere schrijfwaren;
- de wanden en de aluminium frames te beplakken met dubbelzijdig tape of andere bevestigingsmaterialen, die bij verwijdering lijmresten achterlaten, of andere schade kunnen toebrengen.
- Ontstane schade door het niet nakomen van bovenstaande instructies zal door de standbouwer in rekening worden gebracht. Ontstane schade door oneigenlijk gebruik op de beursvloer zal D&IN in rekening brengen op basis van de gecalculeerde schade. Het starttarief hiervoor bedraagt € 50,-- (excl. btw).
- De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade, vermissing en/of diefstal van goederen, noch voor eventueel letsel toegebracht aan de zich in de stand bevindende bezoekers, voor, tijdens en/of na het event. Tijdens het event is de standhouder aansprakelijk voor alle schade, op welke manier dan ook veroorzaakt in of door hun stand. Risico’s dienen door de standhouder zelf te worden verzekerd.
3.7 Aan- en afvoer goederen tijdens de eventdagen
- De aanvoer van goederen, exclusief standmateriaal, dient plaats te vinden op 12 of 13 maart (voor uiterlijk 08.30 uur). De afvoer van goederen dient plaats te vinden op 14 maart. Het is de standhouder niet toegestaan de goederen op een ander tijdstip af te voeren. De organisatie is niet verantwoordelijk voor schade in welke vorm dan ook, indien de standhouder zich niet houdt aan de regels met betrekking tot de aan- en afvoer van goederen.
4. Betalingstermijn
De betaling geschiedt op basis van een factuur van 100%. De betalingstermijn is 30 dagen na de factuurdatum. Bij geen of te late betaling is de organisatie gerechtigd om de standhouder de toegang tot de beursvloer en/of overige sponsoractiviteiten te weigeren.
5. Afgelasting en terugbetaling
In geval van overmacht is de organisatie gerechtigd het event niet te laten doorgaan. De standhouder kan dan geen aanspraak maken op vergoeding van schade in welke vorm dan ook. Overmacht stelt de organisatie vrij van het nakomen van haar contractuele verplichtingen door omstandigheden die niet konden worden voorzien en/of waarop de organisatie geen invloed heeft. In een dergelijk geval zal de organisatie de overeenkomst schriftelijke ontbinden. Mocht het event om voormelde onvoorziene reden niet doorgaan, dan komen inschrijvingen en eventueel gemaakte afspraken te vervallen. Reeds gedane betalingen voor sponsoractiviteiten zullen worden gerestitueerd, met aftrek van reeds voor de organisatie ontstane kosten. Dergelijke kosten zullen dan naar evenredigheid over de standhouders, worden omgeslagen. Is besloten het evenement niet te laten doorgaan dan zal deze restitutie binnen 60 dagen plaatsvinden.
Wanneer de organisatie, anders dan in geval van overmacht, besluit het event niet te laten doorgaan, hetgeen ter vrije beoordeling van de organisatie is, dan zal de organisatie dit uiterlijk vier weken voor aanvang van het event schriftelijk aan de standhouders mededelen. De overeenkomst zal na deze schriftelijke verklaring ontbonden zijn. De standhouder heeft dan recht op volledige restitutie van het betaalde bedrag, zonder enige verdere schadeplichtigheid voor de organisatie.
6. Overige bepalingen
De contractuele en wettelijke aansprakelijkheid van de organisatie ten opzichte van de standhouder is beperkt tot het bedrag van de deelnamekosten. De organisatie is bevoegd bij niet-nakoming van een verplichting door de standhouder de overeenkomst (schriftelijk) geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder dat daardoor schadeplichtigheid voor de organisatie ontstaat. In het geval dat de organisatie de standhouder in gebreke stelt, of in het geval van een gerechtelijke procedure tegen de standhouder inzake de desbetreffende overeenkomst, is de standhouder verplicht alle daarvoor gemaakte kosten (eventuele kosten voor rechtskundige bijstand inbegrepen), aan de organisatie te vergoeden.
De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor een inschrijving niet in behandeling te nemen. Aan deelneming kunnen geen verdere rechten worden ontleend met betrekking tot volgende events. Voor de overige voorwaarden en uitvoerige richtlijnen verwijzen wij naar de handleiding Standbouw MIE 2023 en de algemene voorwaarden van de Jaarbeurs.